1、实验室接收样品时，应仔细检查，确认并记录样品的以下信息：


a）名称（由客户命名）

b）类别（如自来水）

c）数量（如5袋、3瓶）

d）规格（如1kg/袋、500mL/瓶）

e）性状（如褐色粉末、黑色颗粒、无色液体）

f）运输条件（对运输条件有要求时

g）采样日期和时间（检测有时限要求时）除了采用文字描述，必要时实验室可通过影像如照片）记录样品的性状



2、样品确认无误后应及时进行标识，标识内容包括

a）样品名称

b）样品的唯一性编号

c）样品状态（未检、待检、已检、留存）

确保样品在实验室期间保留样品标识及时更新样品状态。



3、样品接收方式

若客户为送样上门，实验室收样人员尽量与客户一起清点样品，确认无误后再签订委托合同。若样品不满足检测要求，或与客户声称情况不致，应在合同签订前向客户提出。



若与客户为远程签订合同，客户通过物流传送样品，收到样品发现异常情况应第一时间联系客户。实验室有义务向客户说明运输条件要求及样品的检测时限要求。



4、异常情况及处理

1）样品并非客户声称的类别/质量



如：客户要检测大米中镉含量，寄来的样品为袋大黄米。



实验室发现后应及时告知客户，确认是否为邮寄错误或客户理解/认知有误。



2）样品数量与声称不符



是否为客户忘带了，快递漏发，还是多个快递部分丢失。



3）样品量不够



如检测需要50mL，客户样品仅20mL。要向客户询问是否可补充样品，还是直接安排检测。若不补充样品，实验室应向客户说明样品量不足对检测结果带来的影响（如方法检出限增大、无法留样、无法进行重复性测试、无法进行样品加标等），并在报告中进行声明。



4）样品变质



如：食品样品，保存期较短，或包装破损，导致样品变质，应及时通知客户。包装破损时，即便无肉眼可见的变质，也需要通知客户。



5）样品采集后运输储存条件不符合要求



样品中有机物检测，要求4℃以下冷藏保存，客户常温带来或寄过来。实验室应向客户说明储存条件不符对检测结果带来的影响。若客户坚持继续检测，需在委托合同和检测报告中作出声明。



6）样品存放时间过久



如某些细菌检测，要求在采样后8小时内开始。客户样品采集至接收样品已到达或超过规定时限，应向客户说明超过时限后检测对检测结果带来的影响。若客户坚持继续检测，需在委托合同和检测报告中作出声明。




委托单审核   






1）确认委托单的样品名称、类别、数量、规格、性状、散装预包装等是否和样品保持一致。



2）审核委托单位、委托方地址、生产单位、受检单位、联系人姓名、注册商标、生产日期/批号是否与客户提供一致。



3）审核检测项目是否符合这个产品所检测的项目，检测方法是否与检测项目一致，检测方法书写是否正确，是否现行，若有作废标准可告知客户替代标准。



4）确认客户要求的是委托单检测还是技术服务，若委托检测，则审核检测项目是否有资质，若无资质应及时对接客户是否分包。确认委托单委托单位和承检单位经办人是否签字盖章。