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实验室各种日常记录,繁琐麻烦,如何规范?

实验室各种日常记录的规范是确保实验数据准确、可追溯和符合管理要求的重要环节。以下是一些规范实验室日常记录的建议:

一、明确记录分类

实验室记录一般分为质量记录和技术记录两大类。

  1. 质量记录:指实验室管理体系活动中所产生的记录,包括但不限于管理评审记录、内部审核记录、合同评审记录、合格供应商评价记录、投诉和申诉记录、纠正措施记录、预防措施记录、人员培训考核记录、质量监督员监督记录、文件发放记录、文件修改记录及会议签到等。

  2. 技术记录:进行检测所得的数据和信息的积累,表明检测是否达到了规定的质量或规定的过程参数。可包括表格、合同、核查表、工作笔记、内外部检测报告及客户信函等。

二、制定统一的记录格式

  1. 格式设计:记录表格应尽可能全面地反映检测工作的全过程以及管理体系的运行状态和效果,为质量管理和质量保证工作提供必要的信息。但并不意味着记录越多越好,原则是“做有痕、追有踪、查有据”,体现客观、规范、准确、及时的精神。

  2. 标准化:记录的格式、字体、用笔、装订等均应标准化、规范化、文件化,便于填制、统计和分析,同时也为进一步使用计算机进行信息管理打下基础。

三、规范记录填写要求

  1. 及时性:必须在实验过程中随时填写实验记录,禁止随意记录后再将数据转移到原始记录中。

  2. 真实性:内容应真实,不得随意撕毁或涂改。当记录填写中出现错误时,不应描改、涂改,而应画“—”杠改(使原字迹可辨认),在旁边标上正确值,同时说明错误的原因,并在旁边签名,标明日期。

  3. 清晰性:字迹应清晰,不得用铅笔、圆珠笔、红色笔填写,应使用蓝色(黑色)碳素笔或签字笔填写。

  4. 完整性:记录中不应有空项,如无内容可填时,应用“—”填充,以证明不是填写者疏忽遗漏。不能省略填写或简写。签名时不得只写姓或名;品名应按标准名称写全称;当内容与上项相同时应重复抄写,不得用“〃”或“同上”表示。

四、建立记录管理制度

  1. 归档管理:每个记录本要纳入档案管理,写完后及时放入档案柜,每月分类装订成册,并依照要求进行编号,以便查询。

  2. 保存期限:标本原始检测申请单最后保存于仓库2年,其它实验记录保存于各自实验操作区内,保存5年。定期对保存的记录进行分析总结,形成总结报告,以便改进工作。

  3. 保密性:在没有实验室职责同意的情况下,不得随意将记录借出。在记录借出时需有实验室职责、经手人、借阅人的签名方可。

五、利用信息化手段

实验室可以引入实验室信息系统(LIMS)等信息化手段来辅助记录管理,实现无纸化办公。但需要注意的是,信息化记录也需要遵循上述的规范要求,确保数据的原始性、准确性和可追溯性。

六、持续改进

实验室应定期对记录管理制度进行评审和改进,根据实验室的实际情况和需要,不断完善记录的内容和格式,提高记录管理的效率和质量。

综上所述,规范实验室日常记录需要从明确记录分类、制定统一的记录格式、规范记录填写要求、建立记录管理制度、利用信息化手段和持续改进等方面入手,确保实验数据的准确性和可追溯性。


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