化学检验员在接收样品时，正确填写送检样品登记表或检验检测委托合同书是检验流程的第一道关口，也是确保检验工作合法、合规、可追溯、无争议的关键环节。这不仅是一份简单的信息记录，更是实验室与客户之间的正式协议，直接关系到检验结果的法律效力和客户满意度。

一、 填写的基本原则

真实准确：所有信息必须真实、准确，不得虚构或涂改。这是数据可靠性的基础。

完整清晰：信息填写完整，字迹清晰工整，避免使用模糊或歧义的词语。

及时性：样品送达后，应立即填写，避免信息遗漏或记忆偏差。

可追溯性：所有信息应能追溯到原始来源（如客户提供的资料、样品标签等）。

责任明确：关键信息需由客户或授权人确认（如签字、盖章）。

二、 核心信息填写详解

1. 委托单位信息

内容：送检单位的全称、地址、联系人、联系电话、电子邮箱。

要求：

使用单位公章上的法定全称，避免简称（如“XX公司”应写为“XX有限公司”）。

联系人应是能对检验事项负责的人员（如技术负责人、质量主管）。

电话和邮箱确保有效，以便后续沟通。

2. 样品信息

这是登记表的核心，必须详尽。

样品名称：

填写样品的通用名称或商品名称（如“纯净水”、“聚乙烯塑料颗粒”、“复合肥料”）。

避免使用模糊代号（如“样品A”），除非代号已在合同中明确定义。

样品编号：

由实验室唯一分配，用于内部追踪。通常由年份、月份、流水号等组成（如2025-10-001）。

此编号应贴在样品容器上，贯穿整个检验流程。

规格型号/批号/生产日期：

对于有明确标识的样品（如药品、食品、工业品），必须记录批号、生产日期、保质期、规格、型号等。

这是结果判定和溯源的关键。

样品状态：

详细描述样品接收时的物理状态：固态、液态、气态；颜色、气味、是否浑浊、有无沉淀、是否分层、包装是否完好、有无破损、泄漏等。

示例：“无色透明液体，塑料瓶装，瓶口密封完好”；“灰白色粉末，纸袋包装，袋角有轻微破损”。

样品量/数量：

记录实际收到的样品总量（如500g、1L）和包装数量（如1瓶、2袋）。

确认是否满足检验所需最小取样量。

3. 检测项目与方法

检测项目：

明确列出客户要求检测的所有项目（如“pH值”、“铅含量”、“菌落总数”、“拉伸强度”）。

项目名称应规范，与标准方法一致。

检测方法/标准：

填写所依据的标准方法编号和名称（如“GB 5749-2022《生活饮用水卫生标准》”、“GB/T 8170-2008 数值修约规则”）。

如果客户指定方法，需注明；若未指定，实验室应选择适用的标准方法，并告知客户。

对于非标方法，需特别说明并获得客户认可。

4. 检测目的与判定依据

检测目的：说明检测的用途（如“质量控制”、“产品验收”、“环境监测”、“仲裁检验”）。

判定标准：如果客户提供了判定标准（如企业内控标准、合同要求限值），必须清晰记录。这将作为出具合格/不合格结论的依据。

5. 特殊要求

加急要求：客户是否要求加急处理，以及期望的完成时间。

样品处理要求：如“避光保存”、“冷藏运输”、“检测后样品保留30天”、“剩余样品返还”等。

报告要求：报告的语言（中文/英文）、格式、接收方式（纸质/电子版）、收件人及地址。

6. 样品接收信息

接收人：实验室负责接收样品的人员姓名。

接收日期和时间：精确到日，甚至小时。

保存条件：样品接收后将存放的环境（如“4°C冰箱”、“阴凉干燥处”、“避光冷藏”）。

7. 签名与盖章

客户确认：此部分至关重要。应由客户或其授权代表在核对信息无误后签字，并加盖单位公章。这表示客户认可所填信息，是合同生效的标志。

实验室接收人签字：实验室接收人员签字确认。

日期：双方签字的日期。

三、 化学检验员实践要点

主动沟通：在填写前，与客户充分沟通，确保理解其所有要求。对不清楚的信息，务必当场确认。

核对样品标签：将登记表信息与样品容器上的标签信息逐一核对，确保一致。

使用正楷或打印：手写时使用正楷，避免潦草；条件允许时，使用电子化系统填写打印，更规范。

禁止涂改：如需修改，应在错误处划一横线，在旁边写上正确内容，并由修改人签字或盖章确认，注明修改日期。严禁使用涂改液。

双人复核：对于重要或复杂委托，建议由另一名人员复核登记表信息。

及时归档：填写完成后，及时将委托书与样品一同流转，并归档保存，作为检验原始记录的一部分。

保密性：注意保护客户信息，未经授权不得泄露。

四、 常见错误与避免

错误：样品名称写代号，批号未记录。

后果：无法追溯，结果可能无效。

避免：坚持填写完整信息。

错误：检测方法未明确，或使用已废止标准。

后果：方法不被认可，报告无效。

避免：查阅最新标准，与客户确认。

错误：客户未签字盖章。

后果：委托关系不成立，实验室可能承担法律风险。

避免：将签字盖章作为接收样品的必要条件。

错误：样品状态描述不清（如只写“正常”）。

后果：若后续对样品有争议，无法举证。

避免：详细、客观描述。

总结

填写送检样品登记表或检验检测委托合同书，远不止是“填表”那么简单。它是化学检验员专业素养、责任意识和风险管控能力的集中体现。一份填写规范、信息完整的委托书，是整个检验工作的“出生证明”和“法律凭证”。

它确保了：

权责清晰：明确双方的权利和义务。

过程可控：为样品管理、检测实施、报告出具提供准确依据。

结果可信：保障了检验数据的完整性和可追溯性。

化学检验员应视此为检验流程的“第一份原始记录”，以最严谨的态度对待，因为它不仅记录了样品的信息，更承载着实验室的公信力和客户的信任。